EMACO N.V.

Versie 1

Datum: 09-04-2018

Onderwerp: Algemeen beleid inzake gegevensverwerking - privacywet

Nv Emaco International (verder “ONDERNEMING” of “wij”) neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen. In dit document legt Emaco uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Ze vormt aldus het algemene beleid van Emaco op het vlak van gegevensverwerking. Wij vragen u deze aandachtig te lezen, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor. Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Data Protection Notice en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook de verwerking zelf.

De verantwoordelijke voor de verwerking is Nv Emaco - Driekavenstraat 26 – 8790 Waregem KBO nr. BE 0421 986 523. Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met de dienst administratie – emaco.maes@telenet.be. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Wanneer en voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt Emaco gegevens?

Emaco verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u als klant en opdrachtgever op ons een beroep doet voor werken (nieuwbouw, renovatie, onderhoud, enz.) of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt. Die activiteiten vatten we samen onder de noemer “klantenbeheer” en betreffen met name de uitvoering van de projecten en contracten die wij met u sluiten.

Bent u leverancier, onderaannemer of hun eventuele (sub) onderaannemer(s) dan verwerken wij uw gegevens of die van uw contactpersonen in het kader van de levering van producten of diensten, voor het generieke doeleinde “leveranciersadministratie”. In dat geval is het ook mogelijk dat wij uw gegevens meenemen in onze werkplanning, samen met de gegevens van onze eigen medewerkers.

Verder verwerken wij uw gegevens, als klant, als leverancier en onderaannemer bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. Dit vormt het doeleinde “boekhouding”.

Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen. Deze activiteiten omschrijven we als “communicatie” of “public relations”.

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Emaco?

Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van het project waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoon-en gsm-nummer en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW nummer en alle andere gegevens in dat verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van uw personeel of andere partijen waar u mee samenwerkt.

De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of plannen voor een toekomstig project.

Van leveranciers en onderaannemers kunnen wij bepaalde gegevens verwerken om ons toe te laten de werken goed in te plannen. Het gaat daarbij dan om de beschikbaarheid en aanwezigheid, alsook het type werken.

Financiële gegevens verwerken wij in het kader van de boekhouding.

Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.

Hoe verzamelt Emaco uw gegevens?

Uw gegevens verzamelen wij wanneer u daartoe (papieren dan wel elektronische) formulieren invult. Soms gebeurt dat via een gesprek, telefonisch contact of mailuitwisseling.

Normaal verkrijgen wij die gegevens rechtstreeks van u. Soms kan het ook zijn dat wij ze onrechtstreeks verkrijgen. Dat is het geval met gegevens over medewerkers van leveranciers en onderaannemers die actief zijn op onze werven en die we bekomen van de leveranciers of onderaannemers zelf.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door Emaco?

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens en voor de verwerking “boekhouding”.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie.

Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer, leveranciersbeheer, werkplanning, boekhouding en communicatie/public relations door de dienst/verantwoordelijke die instaat voor deze activiteiten. Ze kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan verwerkers waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle. Uw gegevens worden niet doorgegeven naar derde landen.

Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan. Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met voorafgaande toestemming.

Hoelang worden de gegevens bewaard?

Uw gegevens worden gedurende de wettelijke voorgeschreven termijnen bewaard.
Indien wij uw gegevens gebruiken i.v.m. public relations dan worden deze 2 jaar bewaard.

Uw rechten

U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij de dienst administratie – emaco.maes@telenet.be, met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop Emaco uw gegevens verwerkt, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Wijzigingen

Emaco behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website of per brief aan gebruikers worden gemeld.



Privacy Verklaring